MENU FICHES

Comptes tiers

1. Les informations générales
a) Centralisateur
b) Code
c) Nom
d) Barre d'outils du compte tiers
2. Gestion commerciale
a) Coordonnées
b) Banque
c) Divers

La fiche des comptes tiers est identique à la fiche des comptes clients et fournisseurs. Elle se compose de quatre cadrans : « Informations générales  », « Informations comptables  », « Informations analytiques » et « informations commerciales  ».

1. Informations générales
Le cadran « Informations générales  » permet d’introduire les coordonnées complètes – code, nom, adresse, numéro de TVA, etc. – du tiers. L'icône "VIES" , permet de vérifier la validité du numéro de TVA.
L'icône "BCE" , permet de rechercher un numéro d'entreprise. Dans le cadran « Informations comptables  », vous mentionnez le ou les comptes d’imputation qui sont repris automatiquement lors de la saisie. Dans le cadran « Informations commerciales  » se trouve le bouton « Gestion commerciale » qui permet d’accéder aux onglets « Coordonnées », « Banque » et « Divers ». Les données analytiques sont quant à elles mentionnées dans le cadran « Informations analytiques ».

Vous avez également la possibilité d’attacher des répertoires aux comptes tiers ("Accéder aux documents liés à ce tiers ").

Voici une description des principaux champs :

a) Centralisateur

Chaque compte tiers doit être attaché à un compte centralisateur. Ce champ ne peut pas être vierge. Dans la législation comptable belge, les comptes 416100 et 455000 sont couramment utilisés respectivement pour les gérants et les rémunérations.

b) Code

Il s’agit du code du tiers. Cette donnée apparaît en grisé dès l’enregistrement de la première pièce le concernant et il n’est alors plus possible de la modifier. Par contre vous pouvez toujours modifier le code pour un tiers pour lequel aucune pièce n’est enregistrée.

Lors de la création d’un nouveau client, vous pouvez utiliser la fonction de codification automatique du code (fortement recommandé). Pour ce faire, prenez soin de laisser le champ « Code » vierge. A la validation du nom du client dans le champ « Nom » via la touche ENTER , le programme génère automatiquement le code. Dans le cas où vous ne souhaitez pas recourir à la codification automatique du code, vous saisissez le code avant de saisir le nom. Dans ce cas, il est préférable d'indiquer le code en lettres majuscules avec un maximum de 8 lettres sans espaces et sans caractères spéciaux tel que : @-.-'/ etc.

c) Nom

Il s’agit du nom complet du tiers. Cette donnée peut être toujours être modifiée. Vous pouvez donc toujours actualiser la fiche en cas de changement de dénomination du tiers (Dans le champ "Nom", modifiez le nom du tiers et cliquez ensuite sur l'icône "Enregistrer". Le code tiers ne peut être modifié après l'enregistrement d'une 1ère pièce. La solution, si vous désirez modifier également le code est de créer une nouvelle fiche tiers).

d) Barre d'outils du compte tiers

Les icônes « Précédent [Ctrl -] » et « Suivant [Ctrl +] » permettent respectivement d'accéder aux comptes précédents et suivants pour consultation et modification éventuelle.

L' icône « Nouveau [Insert] » permet la création d'un nouveau compte tiers.

L' icône « Enregistrer [Page Down] » permet d'enregistrer le compte tiers.

L' icône « Effacer [Ctrl Delete] » permet de supprimer le compte affiché ou le compte sélectionné dans la liste. Notez que l'Accounting System n'autorise pas la suppression de comptes mouvementés.

L' icône « Prévisualiser [F9] » permet de prévisualiser er/ou d'imprimer soit les données relatives au compte affiché, soit la liste des comptes tiers selon que vous vous trouvez sur un compte tiers ou sur la liste des tiers au moment où vous cliquez sur l'icône.

L' icône « Liste [F5] » affiche la liste de tous les comptes tierss. Les tierss sont classés par ordre alphabétique de références.

L' icône « Détail [F6] » permet d'afficher le détail du compte tiers sélectionné dans la liste. Vous pouvez également accéder au détail en double-cliquant sur le compte tiers sélectionné.

L' icône « Historique [F7] » affiche l'historique des écritures de la période. Les écritures sont classées par journaux. En cliquant sur l'en-tête de colonne 'JL', vous inversez l'ordre de classement par journaux.
En cliquant sur un autre en-tête de colonne, vous classez les écritures suivant la rubrique choisie - pièce, ,date, date d'échéance, montant, etc. - ce qui permet une recherche rapide sur base d'autres critères.
Dans la barre d'outiles de la fenêtre « Historique des écritures », notez la présence de l' icône « Rechercher [Shift F12] » qui permet d'afficher le détail de l'écriture sélectionnée.

Suppression d’un « match » dans l'historique :
- Sélectionner la/les ligne(s) matchée(s) par un clic avec la souris
- Sélectionner la référence dans la zone 'Réf. de match'
- Appuyer sur la touche 'Delete' du clavier puis cliquer sur la touche 'Matcher'.
La/les ligne(s) est/sont ainsi dématchée(s).

Sélection de toutes ou plusieurs lignes  dans l'historique :
- Sélectionner la 1ère ligne dans l'historique, appuyer ensuite sur la touche "ALT" du claiver et sélectionner la dernière ligne.

L' icône « Graphe [Alt F2] » permet de visualiser le compte tiers par un graphique.

L' icône « Commentaire [F11] » ouvre une feuille blanche permettant d'encoder d'éventuels commentaires attachés au compte tiers sélectionné.

L' icône « Solde/Chiffre d'affaires [Alt F3] » permet d'afficher le solde et le chiffre d'affaires du compte tiers sélectionné. Dans le cadran 'Critères', choisissez la période ou la date pour laquelle vous souhaitez connaître le solde ou le chiffre d'affaires. Cliquez ensuite sur 'SLD' pour obtenir le solde ou sur 'CA' pour le chiffre d'affaires.

2. Informations commerciales

a) Coordonnées

Cet onglet contient différents champs dans lesquelles vous introduisez les numéros de téléphone, fax, GSM et adresse e-mail, ainsi qu’un commentaire libre.

Dans cet onglet, vous avez la possibilité d’introduire les coordonnées bancaires du tiers concerné.

c) Divers

Cet onglet permet d’introduire des données supplémentaires. Vous pouvez personnaliser les noms des champs – Zone 1, Zone 2, etc. via le menu Système → Paramètres des fiches - Type de fiche : Tiers.