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Ventes (gestion commerciale) - Bons d'offre

Vous utilisez cette option pour créer les bons d’offre au sein de l’Accounting System. La gestion automatique des stocks est réalisée par le programme.

Le nombre et le nom des sous-options dépendent directement des journaux de type « Offres clients » existant dans votre dossier. En effet, chaque journal de type « Offres clients » créé au niveau de Système → Journaux se retrouve automatiquement en Saisie → Ventes (gestion commerciale) → Bons d’offre.

Activez le menu Saisie et sélectionnez « Ventes (gestion commerciale) » pour accéder aux sous-options. Bons d’offre apparaît directement en surbrillance car il figure en première position. S’il n’existe qu’un journal de ce type, vous validez via [Enter]. S’il en existe plusieurs, un petit triangle pointant vers la droite apparaît à côté du nom de l’option. Dans ce cas, utilisez [Enter] pour afficher les journaux puis [↓] ou [↑] pour sélectionner celui qui convient. En validant votre choix avec [Enter], vous ouvrez la fenêtre de saisie d’un bon d’offre.

La donnée du champ « Période » apparaît en surbrillance. Ce champ est dit actif. Si nécessaire, changez la période à l’aide de [↓] pour accéder à une période suivante. Vous passez d’un champ au suivant en validant la donnée via [Enter]. En cas de validation d’une donnée erronée, vous retournez dans le champ à corriger avec la combinaison [Shift] + [Tab]. La saisie des données ne présente pas de difficulté.

Dans le champ "Limite de l'offre" si vous désirez que la date affiche, par exemple, 30 jours de plus, il y a lieu d'indiquer dans la zone +30 et de la valider avec la touche "ENTER". La date de limite sera dès lors automatiquement calculée.

D’un point de vue technique, après avoir encodé la communication, validez et maintenez la touche [Enter] enfoncée, le curseur passe les champs renfermant des données facultatives ainsi que ceux contenant des données proposées. Il s’immobilise dans le prochain champ contenant une donnée obligatoire. Il s’agit de la cellule « Code article ». Dans cette grille d’article, pensez à valider chaque cellule via [Enter], notamment lors de modifications. Vous encodez autant de lignes d’article que nécessaire.

D’un point de vue comptable, assurez-vous que le code TVA est correct pour chaque ligne. Si le bon est récupéré ultérieurement, cette donnée intervient dans le calcul de la déclaration TVA.
Vous attachez un mode de paiement via [Page up]. Pour terminer, sauvegardez la pièce via [Page down]. Lorsque vous achevez votre session d’encodage de bons d’offre, [Esc] ferme la fenêtre de saisie.

Pour supprimer une ligne d'imputation : double-clic sur la ligne afin de la sélectionner + touche 'Delete'.

Vous avez également la possibilité d'envoyer les bons d'offre à vos clients via l'icône "Envoyer par mail" :

1. Menu « Système » « Maintenance » « Paramétrage »
Indiquer votre adresse mail dans la zone 'E-Mail'
Cliquer sur la touche 'Enregistrer'.

2. Menu « Système » « Maintenance » « Connexion »
Introduire l'adresse SMTP du serveur sortant (*)
Cliquer sur la la touche 'Enregistrer'.

3. Menu « Fiches » « Comptes clients »
Sélectionner la fiche client et entrer dans « Gestion Commerciale »
Indiquer l'adresse mail du client dans la zone 'E-Mail'
Cliquer sur la touche 'Enregistrer'.

4. Menu « Saisie » « Ventes (gestion commerciale) » « Bons d'offre »
Une fois le bon d'offre établit, cliquer sur l'icône « Envoyer par mail ». Le client recevra le bon d'offre sur l'adresse mail que vous avez indiqué dans sa fiche.

(*) Comment retrouver mon adresse SMTP :
- Ouvrir le logiciel d'envoi/réception de mail - par exemple : Microsoft Outlook
- Entrer dans le menu "Outils" "Paramètres du compte"
- Sélectionner le compte et faire un double-clique pour visualiser les paramètres
- Prendre note de l'adresse SMTP qui se trouve dans la zone "Serveur de courrier sortant (SMTP)