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Maintenance - Journaux

a) Généralités
b) Numérotation

Les écritures relatives à une catégorie déterminée d'opérations s'enregistrent dans un journal. Il existe neuf types de journaux différents sous K-Account.
La fenêtre « Liste des journaux » présente dans sa partie gauche l'ensemble des journaux existant dans le dossier et dans sa partie droite les onglets rattachés au journal sélectionné. Dans la partie gauche, vous pouvez choisir de n'afficher qu'un seul type de journal. Pour ce faire, vous sélectionnez le type de journal souhaité dans le champ « Journaux affichés ».

La partie inférieure de la fenêtre est occupée par cinq boutons. Les trois premiers permettent d’ajouter, modifier et supprimer des journaux. Les deux derniers sont utilisés lorsque vous êtes en mode modification afin d’enregistrer les changements apportés aux paramètres ou au contraire, en cas d’erreur ou de doute, pour quitter le mode modification sans enregistrer les changements.

Vous avez la possibilité de créer autant de journaux de chaque type que nécessaire afin de refléter parfaitement l’organisation commerciale de votre société.

Il existe un lien direct entre les journaux et les sous-options du menu Saisie. En effet, lorsque vous créez un nouveau journal, ce dernier est automatiquement proposé en Saisie dans la sous-option correspondant au type de journal créé. Par exemple, si votre organisation commerciale vous amène, entre autre, à créer deux journaux de ventes nommés Ventes01 et Ventes02, vous retrouvez en Saisie → Ventes les deux journaux Ventes01 et Ventes02. Il en est de même pour tous les types de journal.

Vous pouvez supprimer les journaux inutiles dans ce dossier. Notez cependant qu'il n’est pas possible de supprimer les journaux d'écritures automatiques.

a) Généralités

Cet onglet fournit les informations de base au sujet du journal sélectionné: le type de journal, son code ainsi que le nom du journal dans les quatre langues du dossier.

La fonction « Masqué » est utile lorsqu’un journal n’est plus utilisé. Lorsqu'un journal est masqué, il apparaît toujours dans la liste dans Système → Maintenance → Journaux  mais n’est plus proposé en Saisie. Un journal masqué peut à tout moment être démasqué; il est alors à nouveau proposé en Saisie.

Cette fonction est également disponible dans les fiches comptes généraux, clients, fournisseurs ainsi que sur fiches articles.

En ce qui concerne les journaux financiers, vous indiquez dans le champ approprié l'indice du compte centralisateur. Il y a lieu de créer préalablement dans Fiches → Comptes généraux les comptes centralisateurs auxquels les journaux financiers sont rattachés. Pensez également à déterminer les informations relatives à la valorisation des comptes en devise.

En ce qui concerne la devise, les journaux d’achat et de vente sont obligatoirement dans la première devise de base du dossier. Tous les autres types de journaux – financiers, opérations diverses et factures – peuvent être définis dans n’importe quelle devise active dans ce dossier.

Selon le type de journal sélectionné, la partie inférieure de l'onglet « Généralité » varie légèrement.

L'option « Dates supplémentaires » figurant sur les journaux facturiers – achats, notes de crédit sur achats, ventes, notes de crédit sur ventes, factures et notes de crédit sur factures – est utilisée sous certaines législations comptables. En Belgique, il est nécessaire de créer des nouveaux journaux (à partir de la version 4.55) et de cocher "OUI" au niveau de "Dates supplémentaires" suite à l'introduction des nouvelles procédures TVA, optionnelles à partir du 01/01/2013 et obligatoires à partir du 01/01/2014.

Les journaux de type « Financiers » et « Opérations diverses » présentent dans la partie inférieure de l'onglet une zone permettant de définir les comptes entraînant une demande d'imputation TVA. Cette particularité de K-Account permet entre autre de corriger votre déclaration TVA et d’effectuer les écritures liées aux régularisations de déclarations TVA. Cette spécificité assure que l’adéquation entre les écritures comptables et la déclaration TVA est toujours respectée.

Techniquement, il vous suffit de saisir dans les champs appropriés l'indice du compte puis le numéro de la case TVA lié à ce compte. Par exemple, le compte 498610 - case : 61. Veillez simplement à valider chaque champ via [ENTER]. Dans le dernier champ de l'onglet apparaît en grisé la liste des couples « indice de compte – case TVA ».

Le nombre de couples est illimité. Notez qu’un même compte ne peut être lié qu’à une case TVA.

Dès lors qu’un couple « indice de compte – case TVA » est enregistré dans un journal « Financiers » ou « Opérations diverses », l’imputation dans cette case de la déclaration TVA est possible pour le journal correspondant en Saisie → Financiers ou Saisie → Opérations diverses selon le cas. En Saisie, la case de la déclaration TVA proposée par défaut est celle du couple « indice de compte – case TVA ». Vous pouvez cependant sélectionner une autre case.

En ce qui concerne les comptes de ventilation de la TVA – les comptes 498 – il vous est facile de savoir à quelle case chacun renvoie car les positions 4 et 5 de ces comptes renseignent sur la case de la déclaration TVA. Ainsi, le compte 498590 est lié à la case 59 de la déclaration. Les autres cases – 00, 01, 81, 82 et 83 – renvoient aux comptes d’actif, passif, charge et produit.

b) Numérotation

L’onglet « Numérotation » permet de déterminer le format de numérotation de vos factures et NC/Factures.

Sélectionnez le journal pour lequel vous désirez changer la structure de la numérotation et cliquez sur le bouton « Modifier ». Ensuite il vous suffit de double-cliquez sur les éléments « Incrément », « Année de la période », « Mois de la période », « / » dans l'ordre dans lequel vous souhaitez les voir figurer dans la structure de votre numérotation. Un exemple de ladite structure de numérotation apparaît en rouge dans le champ "Format". En cas d'erreur, double cliquez sur la structure obtenue dans le champ « Format » pour l’effacer et recommencez l’opération.

Il est également possible de déterminer le dernier numéro utilisé et par conséquent le prochain numéro à utiliser.

Ceci est utile par exemple dans le cas où vous optez pour une structure de numérotation AAAA/MM/0000 mais dont l'incrémentation est réinitialisée chaque année.

Chaque changement d'exercice et avant d'encoder une nouvelle facture, vous encodez uniquement la valeur zéro (même nombre de 0 affichés dans le champ "Format de l'indice") dans le champ « Dernier numéro » et cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Par exemple : nombre de 0 affichés dans "Format de l'indice" : 0000 --> indiquer 0000 dans "Dernier numéro". Vous encodez ensuite votre première facture dans la nouvelle période du nouvel exercice.

L’onglet « Impressions » permet de choisir le layout d'impression des factures et NC/Factures.